Тимур, сегодня компании стараются автоматизировать большинство бизнес-процессов. Расскажите, что такое электронная подпись, и как она может им в этом помочь?
Электронная подпись (ЭП) – цифровой аналог рукописной. Она позволяет перевести документооборот в онлайн-формат, где пользователи могут удобно не только подписывать, но и хранить документы. Это надежный инструмент, который экономит вам время, деньги и нервы.
Какие есть виды электронной подписи и для каких документов они подходят?
Российским законодательством предусмотрены простые и усиленные виды ЭП. К простой электронной подписи (ПЭП) относится, например, ввод кода из СМС для подтверждения банковской операции. Такой вид подписи не защищен противовзломными механизмами и наиболее уязвим для мошеннических действий.
Усиленных видов ЭП два: усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). В отличие от ПЭП, они создаются с применением сложных криптографических механизмов, благодаря чему их невозможно взломать или подделать.
К УКЭП предъявляются самые строгие требования со стороны закона: получить ее можно только очно при встрече с представителем аккредитованного Минцифры удостоверяющего центра (УЦ). С помощью нее можно подписывать любые документы, в том числе требующие государственной регистрации, а также счета-фактуры. Для большинства рутинных задач бизнеса есть УНЭП. Она стоит дешевле, а оформить ее можно даже онлайн в мобильном приложении. С помощью УНЭП компания может подписывать 95% рутинных документов со своими клиентами, сотрудниками или подрядчиками: договоры услуг, кадровые документы, акты и многое другое.
В чем преимущества электронной подписи для бизнеса?
Во-первых, это ускорение всех рабочих процессов: не нужно тратить время на личные встречи или отслеживать курьера. Во-вторых, это экономически выгодно. Компания сокращает издержки на бумагу, печать, хранение и транспортировку документов. ЭП позволяет комфортно работать с клиентами, сотрудниками и поставщиками из разных регионов, что расширяет географию бизнеса.